Wypełnianie świadectw 2026. O czym trzeba pamiętać przed wydrukiem

Wypełnianie świadectw w 2026 r. wymaga połączenia dwóch perspektyw: formalnej i praktycznej. Z jednej strony szkoła musi stosować aktualne wzory, właściwe symbole, poprawną datę, podpisy i pieczęcie. Z drugiej strony wychowawcy muszą dopilnować szczegółów, które łatwo przeoczyć przy drukowaniu dokumentów: oznaczeń języków obcych, wpisu edukacji zdrowotnej, szczególnych osiągnięć oraz właściwego sposobu przygotowania świadectwa ukończenia szkoły.

Świadectwo promocyjne i świadectwo ukończenia szkoły podlegają różnym zasadom

Podstawowym aktem regulującym wydawanie i wypełnianie świadectw jest rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków, z późniejszymi zmianami. Rozporządzenie wyraźnie odróżnia świadectwo szkolne promocyjne od świadectwa ukończenia szkoły. To rozróżnienie ma znaczenie nie tylko organizacyjne, ale także techniczne.

Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z 7 czerwca 2023 r., § 18 ust. 1:

„Świadectwo szkolne promocyjne, świadectwo ukończenia szkoły, arkusz ocen i indeks wypełnia się czytelnie, bez dokonywania poprawek.”

Świadectwo ukończenia szkoły i jego duplikat wypełnia się w postaci elektronicznej. Świadectwo szkolne promocyjne może być natomiast wypełniane pismem ręcznym albo w postaci elektronicznej. Nie należy więc automatycznie przenosić wszystkich wymogów dotyczących świadectw ukończenia szkoły na zwykłe świadectwa promocyjne.

Aktualny wzór świadectwa, symbol MEiN i pełne brzmienie danych

Przed rozpoczęciem drukowania szkoła powinna sprawdzić, czy korzysta z właściwego wzoru świadectwa. Nie chodzi tylko o układ dokumentu w systemie do drukowania, ale także o symbol wzoru widoczny w dolnej części świadectwa, np. MEiN-I/1/1, MEiN-I/3/1, MEiN-I/4-w/1, MEiN-I/8/1 albo MEiN-I/9-w/1. Symbol ten pozwala sprawdzić, czy używany dokument odpowiada właściwemu wzorowi określonemu w rozporządzeniu.

W szkole podstawowej najczęściej stosowane są następujące wzory:

MEiN-I/1/1 — świadectwo szkolne promocyjne dla uczniów klas I–III szkoły podstawowej dla dzieci i młodzieży,
MEiN-I/3/1 — świadectwo szkolne promocyjne dla uczniów klas IV–VII szkoły podstawowej dla dzieci i młodzieży,
MEiN-I/4-w/1 — świadectwo szkolne promocyjne dla uczniów klas IV–VII szkoły podstawowej dla dzieci i młodzieży z wyróżnieniem,
MEiN-I/8/1 — świadectwo ukończenia szkoły podstawowej dla uczniów szkoły podstawowej dla dzieci i młodzieży oraz dla słuchaczy szkoły podstawowej dla dorosłych,
MEiN-I/9-w/1 — świadectwo ukończenia szkoły podstawowej z wyróżnieniem.

Pozostałe symbole dotyczą sytuacji szczególnych, np. uczniów oddziałów przysposabiających do pracy, uczniów z niepełnosprawnością intelektualną w stopniu umiarkowanym lub znacznym albo szkół polskich i szkół za granicą. W przypadku świadectw ukończenia szkoły podstawowej MEN wskazało, że obowiązujące symbole mieszczą się w zakresie od MEiN-I/8/1 do MEiN-I/12-SZ/1.

Szczególnie istotne jest to przy świadectwach ukończenia szkoły. Są one dokumentami publicznymi trzeciej kategorii, dlatego użycie nieaktualnego wzoru, niewłaściwego blankietu albo blankietu niezabezpieczonego przed fałszerstwem może oznaczać konieczność wymiany dokumentu.

Nowelizacja rozporządzenia z 26 marca 2026 r. doprecyzowała zasady wpisywania danych na dokumentach wydawanych według wzorów określonych w załączniku nr 3. Chodzi m.in. o imię i nazwisko, miesiąc w dacie urodzenia, klasę lub semestr, oceny z zajęć edukacyjnych, ocenę zachowania oraz miesiąc wydania dokumentu.

Rozporządzenie Ministra Edukacji z 26 marca 2026 r., § 1 pkt 1 lit. a:

„w pełnym brzmieniu i bez stosowania skrótów”

W praktycznym ujęciu oznacza to, że datę urodzenia ucznia należy zapisać np. w formie: 24 lipca 2008 r., a nie przez skrócony zapis miesiąca. Nazwy zajęć edukacyjnych również wpisuje się w pełnym brzmieniu. Jeżeli wiersze nie są wypełniane, należy wstawić poziomą kreskę, a przy kilku kolejnych pustych wierszach można zastosować ukośne przekreślenie, z zachowaniem poziomych kresek w pierwszym i ostatnim wolnym wierszu.

Data wydania świadectwa w roku szkolnym 2025/2026

Jako datę wydania świadectwa szkolnego promocyjnego i świadectwa ukończenia szkoły przyjmuje się datę zakończenia rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych. W roku szkolnym 2025/2026 MEN wskazało, że zakończenie zajęć dydaktyczno-wychowawczych w szkołach przypada 26 czerwca 2026 r.

Dlatego na świadectwach promocyjnych i świadectwach ukończenia szkoły, co do zasady, należy wpisać datę: 26 czerwca 2026 r. Wyjątkiem są sytuacje określone w rozporządzeniu, np. gdy uczeń przystępował do egzaminu poprawkowego, egzaminu klasyfikacyjnego, sprawdzianu wiadomości i umiejętności albo gdy ocena została ustalona po złożonych zastrzeżeniach. Wtedy datą wydania świadectwa jest data podjęcia przez radę pedagogiczną uchwały w sprawie wyników promocji albo klasyfikacji i promocji ucznia.

Kolejność przedmiotów na świadectwie w szkole podstawowej

Przy wypełnianiu świadectw nie należy kierować się dowolną kolejnością przedmiotów z dziennika elektronicznego, arkusza pomocniczego ani lokalnego zestawienia ocen. Rozporządzenie w sprawie świadectw wskazuje, że w części „Obowiązkowe zajęcia edukacyjne” przedmioty wpisuje się zgodnie z kolejnością przyjętą w ramowym planie nauczania dla danego typu szkoły i danego etapu edukacyjnego.

W roku szkolnym 2025/2026, przy świadectwach wydawanych w czerwcu 2026 r., w klasach I–III szkoły podstawowej ramowy plan nauczania wskazuje edukację wczesnoszkolną. Podziału godzin na poszczególne obszary edukacji wczesnoszkolnej, takie jak edukacja polonistyczna, matematyczna, społeczna, przyrodnicza, plastyczna, techniczna, informatyczna, muzyczna i językowa, dokonuje nauczyciel prowadzący te zajęcia.

W klasach IV–VIII szkoły podstawowej kolejność obowiązkowych zajęć edukacyjnych wynikająca z ramowego planu nauczania jest następująca:

język polski,
język obcy nowożytny,
drugi język obcy nowożytny albo język łaciński,
muzyka,
plastyka,
historia,
wiedza o społeczeństwie,
przyroda,
geografia,
biologia,
chemia,
fizyka,
matematyka,
informatyka,
technika,
wychowanie fizyczne,
edukacja dla bezpieczeństwa.

W praktycznym wypełnianiu świadectwa oznacza to, że program do świadectw albo dziennik elektroniczny nie powinien samodzielnie przesądzać o kolejności przedmiotów, jeżeli układ jest niezgodny z ramowym planem nauczania. Przed wydrukiem warto sprawdzić nie tylko oceny i nazwy zajęć, ale również ich kolejność. Zajęcia z wychowawcą, mimo że są ujęte w ramowym planie, nie są wpisywane na świadectwie w części „Obowiązkowe zajęcia edukacyjne”.

Edukacja zdrowotna również nie jest wpisywana w tej części świadectwa. Uczniom, którzy uczestniczyli w tych zajęciach, wpisuje się ją w części „Inne zajęcia”, z adnotacją „uczestniczył” albo „uczestniczyła”.

Języki obce na świadectwie: II.1. i II.2. z kropkami

Przy językach obcych trzeba zwrócić uwagę na oznaczenie wariantu podstawy programowej. W szkole podstawowej wariant II.1. dotyczy języka obcego nowożytnego nauczanego jako pierwszy na II etapie edukacyjnym, czyli w klasach IV–VIII, jako kontynuacja nauki z klas I–III. Wariant II.2. dotyczy języka obcego nowożytnego nauczanego jako drugi na II etapie edukacyjnym, od początku w klasie VII.

W praktyce oznacza to, że jeżeli w danej szkole język angielski jest pierwszym językiem obcym kontynuowanym z klas I–III, przy nazwie przedmiotu należy wpisać: język angielski II.1. Jeżeli język niemiecki albo język hiszpański jest drugim językiem obcym nauczanym od klasy VII, przy nazwie przedmiotu należy wpisać odpowiednio: język niemiecki II.2. albo język hiszpański II.2.

Kropki są elementem oznaczenia wariantu, dlatego nie należy ich pomijać. Poprawny zapis to II.1. i II.2., a nie II.1 lub II.2 bez końcowej kropki. Warto sprawdzić te oznaczenia przed wydrukiem, ponieważ błąd w nazwie przedmiotu jest jednym z częstszych problemów technicznych przy przygotowywaniu świadectw.

Edukacja zdrowotna w części „Inne zajęcia”

Od 2026 r. w rozporządzeniu o świadectwach zmieniono przepis dotyczący wpisu w części „Inne zajęcia”. Nowelizacja zastąpiła wcześniejsze odwołanie do wychowania do życia w rodzinie odwołaniem do edukacji zdrowotnej. Oznacza to, że uczestnictwo ucznia w zajęciach edukacji zdrowotnej wpisuje się na świadectwie szkolnym promocyjnym, świadectwie ukończenia szkoły oraz w arkuszu ocen w części „Inne zajęcia”.

Rozporządzenie Ministra Edukacji z 26 marca 2026 r., § 1 pkt 2:

„w § 25 w ust. 9 wyrazy «wychowania do życia w rodzinie» zastępuje się wyrazami «edukacji zdrowotnej»”

W miejscu przeznaczonym na ocenę z tych zajęć wpisuje się odpowiednio „uczestniczył” albo „uczestniczyła”. Wpis dotyczy wyłącznie uczniów, którzy uczestniczyli w zajęciach edukacji zdrowotnej. Nie wpisuje się stopnia, ponieważ przepis przewiduje informację o uczestnictwie, a nie ocenę klasyfikacyjną.

Szczególne osiągnięcia zgodnie z aktualnym wykazem

Na świadectwie, w części „Szczególne osiągnięcia”, wpisuje się osiągnięcia określone w rozporządzeniu. Chodzi m.in. o wysokie miejsca w zawodach wiedzy, artystycznych i sportowych organizowanych przez kuratora oświaty albo organizowanych co najmniej na szczeblu powiatowym przez inne podmioty działające na terenie szkół. Wpisuje się także osiągnięcia w aktywności społecznej, w tym wolontariacie.

W przypadku uczniów klas 8 szczególne znaczenie ma aktualny wykaz zawodów wiedzy, artystycznych i sportowych publikowany przez właściwego kuratora oświaty. Dla województwa mazowieckiego Kuratorium Oświaty w Warszawie wskazało wykaz zawodów, które mogą być uwzględniane jako szczególne osiągnięcie i wpisywane na świadectwie ukończenia szkoły podstawowej w roku szkolnym 2025/2026.

W praktycznym przygotowaniu świadectwa należy więc sprawdzić, czy dane osiągnięcie znajduje się w aktualnym wykazie i czy spełnia warunki określone przy danym konkursie lub zawodach. W przypadku załącznika nr 1 do wykazu KO zasadą są miejsca zwycięskie, co do zasady maksymalnie pierwsze trzy miejsca. W załączniku nr 2 ujęto konkursy organizowane przez Mazowieckiego Kuratora Oświaty, w których znaczenie mają tytuły laureata i finalisty.

Jak zapisywać osiągnięcia i wolontariat

Szczególne osiągnięcia powinny być wpisywane czytelnie, z podaniem pełnej nazwy konkursu albo zawodów, jeżeli pozwala na to miejsce na świadectwie. Przykładowy zapis może brzmieć: III miejsce w Powiatowym Finale w piłce siatkowej dziewcząt. Przy wielu osiągnięciach trzeba zadbać o czytelność wpisu, ale nie powinno się skracać nazwy w sposób, który mógłby utrudnić identyfikację konkursu lub zawodów.

Jeżeli szkoła stosuje zasadę oddzielania kolejnych osiągnięć średnikiem, warto zachować ją konsekwentnie w całej dokumentacji. Przy jednym osiągnięciu nie ma potrzeby dodawania na końcu średnika ani kropki. Zapis dotyczący wolontariatu powinien być krótki i jednoznaczny, np. Wolontariat, o ile taki sposób zapisu został przyjęty w szkole i odpowiada dokumentacji ucznia.

Świadectwo ukończenia szkoły: blankiet, gilosz i personalizacja

Największej ostrożności wymagają świadectwa ukończenia szkoły. MEN przypomina, że świadectwo ukończenia szkoły jest dokumentem publicznym trzeciej kategorii. Taki dokument ma zawierać symbol nazwy producenta, rok produkcji oraz indywidualne oznaczenie blankietu. Jeżeli szkoła wydała świadectwo ukończenia szkoły na blankiecie niezabezpieczonym przed fałszerstwem albo użyła nieaktualnego wzoru, powinna niezwłocznie wymienić dokument zgodnie z rozporządzeniem.

Tego wymogu nie należy jednak upraszczać do zdania, że wszystkie świadectwa szkolne podlegają identycznemu reżimowi technicznemu. Szczególne wymagania dokumentu publicznego dotyczą przede wszystkim świadectw ukończenia szkoły. Świadectwa promocyjne również muszą być przygotowane zgodnie z aktualnym wzorem i bez poprawek, ale przepisy odrębnie regulują ich sposób wypełniania.

Kontrola przed wydrukiem świadectw

Końcowa kontrola świadectwa powinna objąć nie tylko oceny i dane ucznia. Należy sprawdzić aktualny wzór dokumentu, prawidłową nazwę szkoły, datę, kolejność obowiązkowych zajęć edukacyjnych, oznaczenia języków obcych, wpis edukacji zdrowotnej, szczególne osiągnięcia, wolontariat, podpisy oraz pieczęcie.

Dobrą zasadą organizacyjną jest sprawdzenie świadectwa przez drugą osobę przed wydrukiem. Błędy w świadectwie promocyjnym można sprostować w trybie przewidzianym w rozporządzeniu, ale świadectwo ukończenia szkoły zawierające błędy lub omyłki podlega wymianie. Właśnie dlatego etap kontroli przed wydrukiem ma tak duże znaczenie.

Wypełnianie świadectw w 2026 r. wymaga dokładności i znajomości szczegółów. Najważniejsze jest rozróżnienie świadectwa promocyjnego i świadectwa ukończenia szkoły, stosowanie aktualnego wzoru, pełne brzmienie danych, poprawna data, właściwe oznaczenia języków obcych, prawidłowy wpis edukacji zdrowotnej oraz ostrożne wpisywanie szczególnych osiągnięć zgodnie z aktualnym wykazem kuratora oświaty.