Jaka drukarka do drukowania świadectw: atramentowa czy laserowa?

Pytanie o drukarkę nie zaczyna się od modelu urządzenia, ale od rodzaju dokumentu. Inaczej należy spojrzeć na świadectwo szkolne promocyjne, a inaczej na świadectwo ukończenia szkoły. To drugie ma szczególny status jako dokument publiczny kategorii trzeciej, dlatego przy jego personalizacji pojawiają się dodatkowe wymagania dotyczące blankietu i trwałości nadruku.

Świadectwo promocyjne i świadectwo ukończenia szkoły to nie ten sam przypadek

Rozporządzenie w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków rozróżnia świadectwa szkolne promocyjne i świadectwa ukończenia szkoły. Oba dokumenty wydaje szkoła, ale przepisy inaczej określają sposób ich wypełniania.

Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z 7 czerwca 2023 r., § 18 ust. 1:

„Świadectwo szkolne promocyjne, świadectwo ukończenia szkoły, arkusz ocen i indeks wypełnia się czytelnie, bez dokonywania poprawek.”

Dla szkoły oznacza to, że punktem wyjścia jest czytelność, brak poprawek oraz użycie właściwego wzoru. Dopiero później należy rozstrzygać, czy dokument może być wypełniony ręcznie, czy musi być przygotowany elektronicznie.

Świadectwa promocyjne mogą być wypełnione ręcznie albo elektronicznie

W przypadku świadectw szkolnych promocyjnych przepisy nie wprowadzają obowiązku wyłącznie elektronicznego wypełniania. Rozporządzenie dopuszcza zarówno wypełnienie ręczne, jak i elektroniczne. To ważne, bo w tym zakresie nie należy automatycznie przenosić zasad dotyczących świadectw ukończenia szkoły na wszystkie świadectwa wydawane uczniom.

Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z 7 czerwca 2023 r., § 18 ust. 3:

„Świadectwo szkolne promocyjne, arkusz ocen i indeks wypełnia się pismem ręcznym lub w postaci elektronicznej, z uwzględnieniem przepisu § 49.”

Jeżeli szkoła wypełnia świadectwo promocyjne elektronicznie, dokument przybiera postać papierowego wydruku dokumentu utworzonego i wypełnionego pierwotnie elektronicznie. Przepisy przywołane w oficjalnych źródłach nie zawierają jednak takiego samego zastrzeżenia wobec drukarki laserowej, jakie MEN sformułowało przy świadectwach ukończenia szkoły.

Świadectwa ukończenia szkoły wypełnia się elektronicznie

Inna zasada dotyczy świadectw ukończenia szkoły. Tutaj rozporządzenie nie pozostawia wyboru między pismem ręcznym a formą elektroniczną. Świadectwo ukończenia szkoły oraz jego duplikat wypełnia się elektronicznie.

Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z 7 czerwca 2023 r., § 18 ust. 2:

„Świadectwo ukończenia szkoły i duplikat tego świadectwa wypełnia się w postaci elektronicznej.”

To oznacza, że przy świadectwach ukończenia szkoły trzeba mówić nie tylko o „wydruku”, ale o personalizacji dokumentu. Szkoła nanosi dane ucznia albo absolwenta na właściwy blankiet, potocznie nazywany giloszem, który musi odpowiadać aktualnemu wzorowi i wymaganiom dla dokumentu publicznego.

Drukarka laserowa a świadectwo ukończenia szkoły

Najważniejsze zastrzeżenie dotyczące rodzaju drukarki pojawia się przy świadectwach ukończenia szkoły. W piśmie MEN z 3 czerwca 2025 r. wskazano, że świadectwa ukończenia szkoły podstawowej i ponadpodstawowej są dokumentami publicznymi kategorii trzeciej, wydawanymi na blankietach zabezpieczonych przed fałszerstwem.

W tym samym piśmie MEN wyjaśniło, że dokumenty publiczne kategorii trzeciej wydawane przez szkoły są personalizowane z wykorzystaniem drukarki atramentowej lub innej równoważnej, której środek kryjący zapewnia trwałą integrację z podłożem. Dalej resort wskazał wprost:

Pismo MEN z 3 czerwca 2025 r., pkt 2:

„Istotne jest, by do procesu personalizacji blankietów świadectw ukończenia szkoły nie stosować drukarek laserowych. Nie są to drukarki równoważne dla drukarek atramentowych, gdyż nie zapewniają trwałej integracji druku z podłożem.”

Wniosek dla szkół jest konkretny: zastrzeżenie MEN dotyczące drukarek laserowych odnosi się do personalizacji blankietów świadectw ukończenia szkoły, a nie do każdego dokumentu szkolnego określanego potocznie jako świadectwo.

Okres przejściowy nie zmienia zasady podstawowej

MEN w piśmie z 3 czerwca 2025 r. wskazało również, że z uwagi na obowiązujący okres przejściowy szkoły, które nie nabyły jeszcze odpowiednich drukarek, mogły w bieżącym roku szkolnym personalizować świadectwa ukończenia szkoły z wykorzystaniem drukarek laserowych. Ten fragment należy traktować jako wyjątek związany z okresem przejściowym, a nie jako ogólną zasadę na przyszłość.

Ustawa o dokumentach publicznych przewiduje, że w przypadku dokumentów publicznych kategorii trzeciej dokumenty wydawane na podstawie przepisów dotychczasowych, które nie spełniają wymagań minimalnych zabezpieczeń, mogą być wydawane nie dłużej niż przez siedem lat od dnia wejścia w życie ustawy. Nie zmienia to głównej tezy komunikatu MEN: docelowym sposobem personalizacji świadectw ukończenia szkoły jest drukarka atramentowa albo rozwiązanie równoważne, zapewniające trwałą integrację nadruku z podłożem.

Blankiet, wzór i ewidencja są równie ważne jak drukarka

Wybór drukarki nie wyczerpuje tematu. Szkoła musi sprawdzić także aktualny wzór świadectwa, właściwy symbol, odpowiedni blankiet oraz sposób prowadzenia ewidencji. MEN przypomniało, że świadectwa szkolne promocyjne i świadectwa ukończenia szkoły wydaje się według wzorów określonych w rozporządzeniu, a wykaz wzorów znajduje się w załączniku nr 2.

Przed drukowaniem szkoła powinna upewnić się, że korzysta z aktualnego wzoru świadectwa i właściwego symbolu druku. Rozporządzenie w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków określa wykaz wzorów w załączniku nr 2, a same wzory dokumentów, w tym świadectw szkolnych promocyjnych i świadectw ukończenia szkoły, w załączniku nr 3. W przypadku świadectw ukończenia szkoły podstawowej MEN wskazało, że obowiązują symbole od MEiN-I/8/1 do MEiN-I/12-SZ/1.

W przypadku świadectw ukończenia szkoły znaczenie ma również to, czy blankiet jest zabezpieczony przed fałszerstwem oraz czy zawiera wymagane oznaczenia, takie jak oznaczenie indywidualne blankietu, symbol producenta i rok produkcji. Jeżeli szkoła wydała świadectwo ukończenia szkoły na nieprawidłowym blankiecie albo według nieaktualnego wzoru, MEN wskazało konieczność jego niezwłocznej wymiany zgodnie z § 59 rozporządzenia. Kontrola aktualnego wzoru i symbolu powinna więc poprzedzać samo drukowanie świadectw.

Krótka konkluzja dla dyrektora i wychowawcy

Przy świadectwach promocyjnych przepisy dopuszczają wypełnienie ręczne albo elektroniczne. Przy świadectwach ukończenia szkoły obowiązuje wypełnienie elektroniczne, a dodatkowo trzeba uwzględnić status tych świadectw jako dokumentów publicznych kategorii trzeciej. To właśnie przy świadectwach ukończenia szkoły MEN wskazało, że do personalizacji blankietów nie należy stosować drukarek laserowych, ponieważ nie są równoważne wobec drukarek atramentowych.

Najbezpieczniejsze organizacyjnie podejście jest więc następujące: świadectwa promocyjne traktować zgodnie z § 18 rozporządzenia, a świadectwa ukończenia szkoły przygotowywać z uwzględnieniem dodatkowych wymagań dotyczących dokumentów publicznych, blankietów zabezpieczonych i trwałej personalizacji.