Do kiedy należy zarchiwizować dziennik elektroniczny po zakończeniu roku szkolnego?

Archiwizacja dziennika elektronicznego nie jest techniczną formalnością wykonywaną „na wszelki wypadek”. To element prowadzenia i przechowywania dokumentacji przebiegu nauczania. Przepisy określają, kiedy dane z dziennika trzeba zapisać, w jakiej formie należy to zrobić oraz jakie warunki musi spełniać dokument elektroniczny.

Dziennik elektroniczny jako dokumentacja przebiegu nauczania

Dziennik lekcyjny służy dokumentowaniu przebiegu nauczania w danym roku szkolnym. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji przebiegu nauczania wskazuje, że szkoła prowadzi dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, a dzienniki mogą być prowadzone także w postaci elektronicznej. Jeżeli szkoła prowadzi dzienniki wyłącznie elektronicznie, potrzebna jest zgoda organu prowadzącego.

Z rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 25 sierpnia 2017 r., § 21 ust. 1:

„Dzienniki, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20, mogą być prowadzone także w postaci elektronicznej; dzienniki prowadzone w postaci elektronicznej są zwane dalej »dziennikami elektronicznymi«.”

To oznacza, że dziennik elektroniczny nie jest jedynie narzędziem komunikacji z rodzicami albo wygodnym systemem pracy nauczyciela. Jest dokumentacją szkolną, a sposób jej zabezpieczenia, eksportu i przechowywania musi odpowiadać wymaganiom rozporządzenia.

Archiwizacja dziennika elektronicznego: termin 10 dni

Najważniejszy obowiązek dotyczy zapisu danych po zakończeniu roku szkolnego. Dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się w formie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych. Przepisy wskazują termin: 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego. W szkołach dla dorosłych, branżowych szkołach II stopnia i szkołach policealnych termin liczony jest od zakończenia semestru.

Z rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 25 sierpnia 2017 r., § 22 ust. 1:

„W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół dla dorosłych, branżowych szkół II stopnia i szkół policealnych – w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się w formie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego albo na dzień zakończenia semestru.”

Ważne jest także to, że zapis ma odzwierciedlać stan danych na określony dzień: dzień zakończenia roku szkolnego albo, w odpowiednich typach szkół, dzień zakończenia semestru. Nie chodzi więc o dowolną kopię wykonaną w dowolnym momencie, lecz o zapis danych według stanu wskazanego w przepisie.

Jaka data jest właściwa: koniec zajęć czy koniec roku szkolnego?

W szkołach często używa się potocznie określenia „zakończenie roku szkolnego” na uroczystość w czerwcu. W przepisach trzeba jednak rozróżnić dwie daty. Rozporządzenie o organizacji roku szkolnego mówi o zakończeniu zajęć dydaktyczno-wychowawczych. Natomiast Prawo oświatowe określa formalny czas trwania roku szkolnego.

Z ustawy Prawo oświatowe, art. 94:

„Rok szkolny we wszystkich szkołach i placówkach rozpoczyna się z dniem 1 września każdego roku, a kończy – z dniem 31 sierpnia następnego roku.”

Dlatego przy archiwizacji dziennika elektronicznego trzeba ostrożnie posługiwać się datami. W roku szkolnym 2025/2026 zakończenie zajęć dydaktyczno-wychowawczych przypada 26 czerwca 2026 r., ale formalny rok szkolny kończy się 31 sierpnia 2026 r. Jeżeli szkoła przyjmuje, że § 22 odnosi się do ustawowego zakończenia roku szkolnego, zapis danych powinien być wykonany według stanu na 31 sierpnia, w terminie 10 dni od tej daty.

W jakiej formie zapisać dziennik elektroniczny?

System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych musi umożliwiać wydruk oraz eksport danych w formie dokumentu elektronicznego zapisanego w formacie XML. Dokument elektroniczny ma być zgodny ze schematem XSD, a wydruk sporządzany na podstawie tego dokumentu powinien odpowiadać szablonowi wizualizacji XSLT wskazanemu w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania.

Sam plik nie wystarczy. Dokument elektroniczny stanowiący zapis dziennika musi być opatrzony jedną z form podpisu lub pieczęci wskazanych w rozporządzeniu: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisem osobistym.

Z rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 25 sierpnia 2017 r., § 22 ust. 2 pkt 1–2:

„Dokument elektroniczny stanowiący zapis dziennika elektronicznego: 1) jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisem osobistym; 2) jest zapisany i przechowywany w sposób zapewniający możliwość jego odczytania w niezmienionej treści.”

To oznacza, że archiwizacja nie powinna sprowadzać się do pobrania przypadkowego pliku z systemu. Szkoła powinna dysponować dokumentem elektronicznym, który można odczytać, zweryfikować i przechowywać bez naruszenia jego treści.

Bezpieczeństwo danych i odpowiedzialność dyrektora

Rozporządzenie wymaga, aby prowadzenie dziennika elektronicznego zapewniało zabezpieczenie danych przed dostępem osób nieuprawnionych, przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, a także rejestrowanie historii zmian i ich autorów. Te wymagania mają znaczenie również przy archiwizacji. Nośnik z zapisem dziennika powinien być przechowywany w sposób kontrolowany, z ograniczonym dostępem i z możliwością odczytu przez wymagany okres.

Odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania spoczywa na dyrektorze. Nie oznacza to, że dyrektor musi osobiście wykonywać eksport techniczny z systemu. Oznacza jednak, że w szkole powinno być jasne, kto przygotowuje plik, kto go podpisuje albo opatruje pieczęcią, gdzie jest przechowywany nośnik i jak szkoła potwierdza, że zapis można odczytać.

Jak długo przechowywać zapis dziennika elektronicznego?

Rozporządzenie odsyła do okresu przewidzianego dla przechowywania dzienników. W materiałach pomocniczych Archiwów Państwowych dotyczących przykładowej klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji szkoły dzienniki lekcyjne i pozostałych zajęć wskazano w klasie 4212 jako kategorię B5, z dopiskiem: „w tym elektroniczne”.

Oznaczenie B5 oznacza dokumentację niearchiwalną przechowywaną przez 5 lat, ale szkoła powinna kierować się własnym obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz uzgodnieniami z właściwym archiwum państwowym. Materiał Archiwów Państwowych ma charakter pomocniczy przy opracowywaniu wykazów akt, a nie zastępuje dokumentacji kancelaryjno-archiwalnej obowiązującej w konkretnej jednostce.

Po upływie okresu przechowywania dokumentacji nie należy niszczyć automatycznie. Archiwa Państwowe wskazują, że brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się po upływie okresu przechowywania i po stwierdzeniu utraty znaczenia dokumentacji, a w jednostkach państwowych i samorządowych wymaga zgody właściwego archiwum państwowego.

Dobre praktyki przy archiwizacji e-dziennika

Najbezpieczniej ustalić w szkole coroczną procedurę archiwizacji dziennika elektronicznego. Powinna obejmować sprawdzenie kompletności danych w systemie, wykonanie eksportu w wymaganym formacie, podpisanie albo opatrzenie dokumentu właściwą pieczęcią, zapis na informatycznym nośniku danych oraz kontrolę, czy plik można otworzyć i odczytać bez zmiany treści.

Dobrą praktyką jest również opisanie nośnika w sposób pozwalający jednoznacznie ustalić, czego dotyczy zapis: rok szkolny, typ dziennika, data stanu danych, data wykonania zapisu, osoba odpowiedzialna za wykonanie czynności. Taki opis nie zastępuje wymagań rozporządzenia, ale ułatwia późniejsze odtworzenie dokumentacji, kontrolę wewnętrzną i przekazanie dokumentacji do składnicy akt.

Archiwizacja dziennika elektronicznego nie kończy się na pobraniu pliku

Szkoła powinna traktować archiwizację dziennika elektronicznego jako proces dokumentacyjny, a nie wyłącznie informatyczny. Liczy się termin, właściwy stan danych, forma dokumentu elektronicznego, podpis albo pieczęć oraz możliwość odczytania dokumentu w niezmienionej treści przez wymagany okres. To właśnie te elementy decydują, czy zapis dziennika elektronicznego spełnia wymagania wynikające z przepisów.