Do kiedy należy zarchiwizować dziennik elektroniczny po zakończeniu roku szkolnego?

Archiwizacja dziennika elektronicznego nie jest techniczną formalnością wykonywaną „na wszelki wypadek”. To element prowadzenia i przechowywania dokumentacji przebiegu nauczania, a więc obowiązek o charakterze prawnym. Przepisy przesądzają, w jakim terminie dane z dziennika trzeba zapisać, w jakiej formie należy to zrobić i jakie warunki musi spełniać powstały dokument elektroniczny.

Dziennik elektroniczny jako dokumentacja przebiegu nauczania

Dziennik lekcyjny służy dokumentowaniu przebiegu nauczania w danym roku szkolnym. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 50) przewiduje, że szkoła prowadzi dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, a dzienniki te mogą być prowadzone także w postaci elektronicznej. Jeżeli szkoła rezygnuje z postaci papierowej i prowadzi dzienniki wyłącznie elektronicznie, wymaga to zgody organu prowadzącego.

Zgodnie z § 21 ust. 1 Rozporządzenia MEN z 25 sierpnia 2017 r.:

Dzienniki, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20, mogą być prowadzone także w postaci elektronicznej; dzienniki prowadzone w postaci elektronicznej są zwane dalej „dziennikami elektronicznymi”.

Konsekwencja tej kwalifikacji jest zasadnicza: dziennik elektroniczny nie jest wyłącznie narzędziem komunikacji z rodzicami ani wygodnym systemem pracy nauczyciela. Jest dokumentacją szkolną, a sposób jej zabezpieczenia, eksportu i przechowywania musi odpowiadać wymaganiom Rozporządzenia.

Archiwizacja dziennika elektronicznego: termin 10 dni

Podstawowy obowiązek dotyczy zapisu danych po zakończeniu roku szkolnego. Dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się w formie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych w terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego. W szkołach dla dorosłych, branżowych szkołach II stopnia i szkołach policealnych termin ten liczy się od zakończenia semestru.

Zgodnie z § 22 ust. 1 Rozporządzenia MEN z 25 sierpnia 2017 r.:

W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół dla dorosłych, branżowych szkół II stopnia i szkół policealnych – w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się w formie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego albo na dzień zakończenia semestru.

Równie istotne jak sam termin jest to, że zapis ma odzwierciedlać stan danych na określony dzień — dzień zakończenia roku szkolnego albo, w wymienionych typach szkół, dzień zakończenia semestru. Nie chodzi zatem o dowolną kopię wykonaną w przypadkowym momencie, lecz o zapis według stanu wyraźnie wskazanego w przepisie.

Jaka data jest właściwa: koniec zajęć czy koniec roku szkolnego?

W praktyce szkolnej „zakończenie roku szkolnego” bywa utożsamiane z czerwcową uroczystością. Na gruncie przepisów trzeba jednak odróżnić dwie odrębne daty. Rozporządzenie MEN z 11 sierpnia 2017 r. w sprawie organizacji roku szkolnego (Dz.U. 2017 poz. 1603) posługuje się pojęciem zakończenia zajęć dydaktyczno-wychowawczych — przypadających w najbliższy piątek po 20 czerwca. Ustawa – Prawo oświatowe określa natomiast formalny czas trwania samego roku szkolnego.

Zgodnie z art. 94 Ustawy – Prawo oświatowe (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 737):

Rok szkolny we wszystkich szkołach i placówkach rozpoczyna się z dniem 1 września każdego roku, a kończy – z dniem 31 sierpnia następnego roku.

Ponieważ § 22 wiąże termin archiwizacji z „zakończeniem roku szkolnego”, a rok szkolny — z mocy ustawy — kończy się 31 sierpnia, to właśnie ta data wyznacza zarówno stan danych podlegających zapisowi, jak i początek biegu dziesięciodniowego terminu. W roku szkolnym 2025/2026 oznacza to, że zajęcia dydaktyczno-wychowawcze zakończą się 26 czerwca 2026 r., lecz sam rok szkolny trwa do 31 sierpnia 2026 r., a zapisu danych należy dokonać według stanu na 31 sierpnia, w terminie do ok. 10 września 2026 r.

W praktyce różnica ta ma przede wszystkim znaczenie porządkowe: w okresie wakacyjnym treść dziennika już się nie zmienia, więc zapis wykonany zaraz po zakończeniu zajęć i zapis sporządzony pod koniec sierpnia obejmują ten sam materiał. Kluczowe pozostaje jednak, aby dokument odzwierciedlał stan na koniec roku szkolnego i został opatrzony podpisem w wymaganym terminie. Jeżeli przyjęta w szkole procedura odbiega od tego schematu, warto potwierdzić sposób postępowania z organem prowadzącym.

W jakiej formie zapisać dziennik elektroniczny?

System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych musi umożliwiać wydruk oraz eksport danych w formie dokumentu elektronicznego zapisanego w formacie XML. Dokument ten ma być zgodny ze schematem zdefiniowanym w formacie XSD, a wydruk sporządzany na jego podstawie powinien odpowiadać szablonowi wizualizacji XSLT — oba udostępniane pod adresem wskazanym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania.

Sam plik jednak nie wystarczy. Dokument elektroniczny stanowiący zapis dziennika musi zostać opatrzony jedną z form uwierzytelnienia wskazanych w Rozporządzeniu.

Zgodnie z § 22 ust. 2 Rozporządzenia MEN z 25 sierpnia 2017 r.:

Dokument elektroniczny stanowiący zapis dziennika elektronicznego:

jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisem osobistym;

jest zapisany i przechowywany w sposób zapewniający możliwość jego odczytania w niezmienionej treści w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20.

Wynika stąd, że archiwizacja nie może sprowadzać się do pobrania przypadkowego pliku z systemu. Szkoła powinna dysponować dokumentem, który da się odczytać, zweryfikować i przechować bez naruszenia jego treści przez cały wymagany okres.

Bezpieczeństwo danych i odpowiedzialność dyrektora

Rozporządzenie wymaga, aby prowadzenie dziennika elektronicznego zapewniało zabezpieczenie danych przed dostępem osób nieuprawnionych oraz przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, a także rejestrowanie historii zmian i ich autorów. Wymagania te zachowują aktualność również na etapie archiwizacji: nośnik z zapisem dziennika powinien być przechowywany w sposób kontrolowany, z ograniczonym dostępem i z zapewnieniem możliwości odczytu przez wymagany okres.

Odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania spoczywa na dyrektorze. Nie oznacza to, że dyrektor musi osobiście wykonywać eksport techniczny z systemu. Oznacza natomiast, że w szkole powinno być jednoznacznie ustalone, kto przygotowuje plik, kto go podpisuje albo opatruje pieczęcią, gdzie przechowywany jest nośnik i w jaki sposób szkoła potwierdza, że zapis daje się odczytać.

Jak długo przechowywać zapis dziennika elektronicznego?

Rozporządzenie odsyła do okresu przewidzianego dla przechowywania samych dzienników, nie wskazując go liczbowo. Punktem odniesienia bywa tu materiał pomocniczy Archiwów Państwowych „Przykładowa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji szkoły” (wersja z 15 grudnia 2011 r.), w którym dzienniki lekcyjne i pozostałych zajęć ujęto w klasie 4212 jako kategorię B5, z dopiskiem „w tym elektroniczne”.

Oznaczenie B5 wskazuje dokumentację niearchiwalną przechowywaną przez 5 lat. Trzeba jednak podkreślić, że materiał ten ma charakter wyłącznie pomocniczy przy opracowywaniu wykazów akt i nie zastępuje dokumentacji kancelaryjno-archiwalnej obowiązującej w konkretnej jednostce. Wiążący dla szkoły jest jej własny jednolity rzeczowy wykaz akt, uzgodniony z właściwym miejscowo archiwum państwowym — i to on rozstrzyga o rzeczywistym okresie przechowywania.

Upływ okresu przechowywania nie uprawnia przy tym do automatycznego zniszczenia dokumentacji. Zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może nastąpić dopiero po upływie tego okresu i po utracie przez dokumentację znaczenia praktycznego, a w jednostkach państwowych i samorządowych — co do zasady za zgodą właściwego archiwum państwowego. Szczegółowy tryb zależy m.in. od tego, czy szkoła prowadzi archiwum zakładowe, czy składnicę akt.

Dobre praktyki przy archiwizacji e-dziennika

Najbezpieczniej ustalić w szkole coroczną procedurę archiwizacji dziennika elektronicznego. Powinna ona obejmować sprawdzenie kompletności danych w systemie, wykonanie eksportu w wymaganym formacie, podpisanie albo opatrzenie dokumentu właściwą pieczęcią, zapis na informatycznym nośniku danych oraz kontrolę, czy plik otwiera się i daje się odczytać bez zmiany treści.

Warto również opisać nośnik w sposób pozwalający jednoznacznie ustalić, czego dotyczy zapis: rok szkolny, typ dziennika, datę stanu danych, datę wykonania zapisu oraz osobę odpowiedzialną za tę czynność. Taki opis nie zastępuje wymagań Rozporządzenia, ale ułatwia późniejsze odtworzenie dokumentacji, kontrolę wewnętrzną i przekazanie akt do składnicy.

Archiwizacja dziennika elektronicznego nie kończy się na pobraniu pliku

Archiwizację dziennika elektronicznego należy traktować jako proces dokumentacyjny, a nie wyłącznie informatyczny. Liczą się: termin, właściwy stan danych, forma dokumentu elektronicznego, podpis albo pieczęć oraz możliwość odczytania dokumentu w niezmienionej treści przez wymagany okres. To właśnie te elementy decydują, czy zapis dziennika elektronicznego spełnia wymagania wynikające z przepisów.