Do kiedy nauczyciel musi przechowywać sprawdziany i po co?

Autor:Mockingbird

Sprawdzone i ocenione prace pisemne to nie „papiery po ocenie”, które można wyrzucić zaraz po wpisaniu stopnia do dziennika. Są elementem oceniania wewnątrzszkolnego: pozwalają uczniowi i rodzicom zobaczyć, za co uczeń otrzymał ocenę, a nauczycielowi — rzetelnie ją uzasadnić. Warto jednak od razu rozwiać najczęstsze nieporozumienie. Przepisy powszechnie obowiązujące nie nakładają na nauczyciela ogólnego obowiązku przechowywania zwykłych sprawdzianów przez z góry określony czas. Nakładają obowiązek ich udostępnienia. Przechowywanie jest więc nie celem samym w sobie, lecz środkiem, który ma umożliwić szkole wykonanie obowiązków związanych z jawnością i dokumentowaniem oceniania.

Sprawdzian jako forma oceniania bieżącego

Sprawdzian jest jedną z form rozpoznawania osiągnięć edukacyjnych ucznia. Zgodnie z ustawą o systemie oświaty ocenianie polega na rozpoznawaniu przez nauczycieli poziomu i postępów ucznia w opanowaniu wiadomości i umiejętności, a odbywa się w ramach oceniania wewnątrzszkolnego.

Ustawa o systemie oświaty, art. 44b ust. 5: „Ocenianie osiągnięć edukacyjnych i zachowania ucznia odbywa się w ramach oceniania wewnątrzszkolnego, które ma na celu (…)„.

Ocenianie wewnątrzszkolne ma m.in. informować ucznia o jego postępach, wspierać go w nauce oraz dostarczać rodzicom i nauczycielom informacji o trudnościach i uzdolnieniach. Sprawdzian nie służy zatem wyłącznie wpisaniu stopnia do dziennika — pokazuje podstawę oceny, zakres opanowanych treści, popełnione błędy i obszary wymagające poprawy. To właśnie ta funkcja informacyjna decyduje o tym, że praca zachowuje znaczenie także po wystawieniu oceny.

Oceny są jawne, a prace pisemne trzeba udostępniać

Kluczowa zasada wynika z art. 44e ustawy o systemie oświaty. Oceny są jawne dla ucznia i jego rodziców, nauczyciel uzasadnia je w sposób określony w statucie szkoły, a sprawdzone i ocenione prace pisemne udostępnia się z urzędu — bez konieczności składania wniosku.

Ustawa o systemie oświaty, art. 44e ust. 4: „Sprawdzone i ocenione pisemne prace ucznia są udostępniane uczniowi i jego rodzicom„.

Praktyczny wniosek jest jednoznaczny: nauczyciel nie powinien niszczyć sprawdzianu bezpośrednio po wpisaniu oceny. Dopóki praca może być potrzebna do wykonania obowiązku udostępnienia i uzasadnienia stopnia, szkoła musi mieć możliwość okazania jej uczniowi lub rodzicom. Ministerstwo Edukacji Narodowej już w 2015 r. wyjaśniło przy tym, że udostępnienie oznacza realną możliwość swobodnego zapoznania się z pracą — a więc np. przekazanie oryginału lub kopii, udostępnienie pracy do domu za pokwitowaniem rodzica bądź przekazanie jej w postaci elektronicznej. Samo „pokazanie” pracy do wglądu wyłącznie na terenie szkoły, bez prawa jej sfotografowania czy skopiowania, tego warunku nie spełnia.

Uwaga na dwa różne reżimy udostępniania

Warto rozróżnić dwie kategorie dokumentów, bo mają one odmienny tryb. Zwykłe bieżące prace pisemne — potocznie „sprawdziany”, „klasówki”, „kartkówki” — udostępnia się z urzędu na podstawie art. 44e ust. 4. Czym innym jest natomiast dokumentacja wymieniona w art. 44e ust. 5, w tym sprawdzian wiadomości i umiejętności (odrębna instytucja związana z trybem odwoławczym), dokumentacja egzaminu klasyfikacyjnego i poprawkowego oraz „inna dokumentacja dotycząca oceniania”. Tę ostatnią udostępnia się wyłącznie do wglądu i na wniosek ucznia lub rodziców.

Nazwa „sprawdzian” bywa więc myląca: w języku szkolnym oznacza zwykłą klasówkę (art. 44e ust. 4), ale w języku ustawy „sprawdzian wiadomości i umiejętności” to sformalizowana procedura z zupełnie innego reżimu (art. 44e ust. 5). W dalszej części tekstu mowa jest o sprawdzianach w znaczeniu potocznym.

Czego statut wymaga, a czego nie

Tu bywa najwięcej nieścisłości, więc rozdzielmy dwie rzeczy.

Po pierwsze, ustawa nakazuje określić w statucie sposób udostępniania sprawdzonych prac i pozostałej dokumentacji oceniania.

Ustawa o systemie oświaty, art. 44e ust. 7: „Sposób udostępniania dokumentacji, o której mowa w ust. 4 i 5, określa statut szkoły„.

Po drugie — i szerzej — statut musi zawierać całość zasad oceniania wewnątrzszkolnego. Wynika to z art. 44b ust. 10 ustawy o systemie oświaty oraz z Prawa oświatowego.

Ustawa – Prawo oświatowe, art. 98 ust. 1 pkt 8: „Statut szkoły zawiera w szczególności (…) szczegółowe warunki i sposób oceniania wewnątrzszkolnego uczniów„.

Czego natomiast żaden z tych przepisów nie przewiduje? Nie nakazuje wpisania do statutu konkretnego terminu przechowywania prac ani jednego, ogólnokrajowego okresu w rodzaju „do końca semestru”, „do 31 sierpnia” czy „do końca roku szkolnego”. Ustawodawca takiego terminu po prostu nie ustanowił.

Nie oznacza to jednak, że kwestię można pozostawić przypadkowi. Skoro szkoła ma określić sposób udostępniania prac, a jednocześnie odpowiada za spójność oceniania wewnątrzszkolnego, rozsądnie jest uregulować również sam okres przechowywania — najlepiej w statucie lub w opartych na nim zasadach oceniania. Jest to zalecenie natury organizacyjnej, a nie obowiązek wprost wynikający z przepisów; ma ono chronić szkołę przed dowolnością i rozbieżną praktyką poszczególnych nauczycieli.

Oddać czy przechowywać? Trzecia, często pomijana droga

W dyskusji o „przechowywaniu” łatwo przeoczyć rozwiązanie, które w praktyce znosi cały problem. Skoro obowiązkiem jest udostępnienie pracy, a jednym z akceptowanych sposobów udostępnienia jest przekazanie uczniowi lub rodzicom oryginału bądź kopii, to szkoła może przyjąć zasadę oddawania sprawdzonych prac. Gdy praca trafia do ucznia, obowiązek udostępnienia zostaje wykonany na bieżąco, a pytanie „jak długo nauczyciel ma ją trzymać” traci rację bytu.

Wybór między dwoma modelami — „nauczyciel przechowuje prace i udostępnia je na żądanie” oraz „nauczyciel oddaje prace uczniom” — należy do szkoły i powinien być opisany w jej dokumentach. Każdy z nich jest zgodny z prawem, o ile realnie zapewnia uczniowi i rodzicom dostęp do pracy.

Po co przechowywać sprawdziany, jeśli szkoła je zatrzymuje

Jeżeli szkoła decyduje się prace zatrzymać, ich przechowywanie służy kilku konkretnym celom: umożliwia uczniowi i rodzicom zapoznanie się z pracą, pozwala nauczycielowi uzasadnić ocenę oraz zapewnia spójność oceniania, gdy pojawia się pytanie o podstawę stopnia, sposób punktowania czy zgodność oceny z wymaganiami. Wszystkie te cele wpisują się w istotę oceniania bieżącego.

Rozporządzenie MEN z 22 lutego 2019 r., § 12: „Ocenianie bieżące z zajęć edukacyjnych ma na celu monitorowanie pracy ucznia oraz przekazywanie uczniowi informacji o jego osiągnięciach edukacyjnych pomagających w uczeniu się (…)”.

Ile to konkretnie czasu? Przepisy nie wyznaczają granicy, ale skoro prace bywają materiałem, na którym opiera się klasyfikacja śródroczna, roczna i końcowa, w piśmiennictwie oświatowym przyjmuje się jako rozsądne minimum przechowywanie przynajmniej przez dany rok szkolny — który, o czym niżej, trwa do 31 sierpnia; ostrożniejsza praktyka to okres nauczania danego przedmiotu lub cały etap edukacyjny. Warto, by szkoła świadomie wybrała jeden z tych wariantów i stosowała go jednolicie.

Sprawdziany a zastrzeżenia do rocznej oceny klasyfikacyjnej

Prace pisemne mogą mieć znaczenie także u schyłku roku szkolnego. Uczeń lub rodzice mogą zgłosić dyrektorowi zastrzeżenia, jeżeli uznają, że roczna ocena klasyfikacyjna została ustalona niezgodnie z przepisami dotyczącymi trybu jej ustalania (art. 44n ustawy o systemie oświaty). Termin jest krótki — zastrzeżenia zgłasza się nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od dnia zakończenia rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych.

Znaczenie prac nie wygasa jednak z chwilą zakończenia zajęć w czerwcu. Trzeba pamiętać, że rok szkolny — inaczej niż kończące się w czerwcu zajęcia dydaktyczno-wychowawcze — trwa aż do 31 sierpnia (art. 94 Prawa oświatowego), a sama klasyfikacja formalnie „domyka się” dopiero pod koniec sierpnia. Egzaminy poprawkowe przeprowadza się bowiem w ostatnim tygodniu ferii letnich, a od oceny ustalonej w ich wyniku uczeń może jeszcze zgłosić zastrzeżenia — w terminie 5 dni od dnia przeprowadzenia egzaminu poprawkowego (art. 44n ust. 7 ustawy o systemie oświaty). Dopóki nie miną poprawkowe i związane z nimi terminy odwoławcze, sprawa klasyfikacji poszczególnych uczniów może pozostawać otwarta niemal do końca sierpnia. Z tego względu za rozsądne minimum należy uznać przechowywanie prac co najmniej do 31 sierpnia — pozostawia to szkole pole, by wyjaśnić podstawę oceny, gdyby spór pojawił się na tym najpóźniejszym etapie. Nie jest to odrębny obowiązek ustawowy dotyczący akurat sprawdzianów, lecz praktyczna konsekwencja tego, że dopiero z tą datą zamyka się cały cykl klasyfikacyjny danego roku szkolnego.

Trzeba przy tym zachować właściwe proporcje. Procedura zastrzeżeń dotyczy prawidłowości trybu ustalenia oceny, a nie merytorycznej rewizji poszczególnych klasówek, więc pojedynczy sprawdzian nie staje się automatycznie dokumentem postępowania odwoławczego. Nie zmienia to praktycznego wniosku: zbyt pochopne niszczenie prac może utrudnić szkole wykazanie, jak przebiegało ocenianie i na jakiej podstawie ustalano oceny bieżące oraz klasyfikacyjne.

Przechowywać tak długo, jak trzeba — ale nie bez końca

Sprawdziany zawierają dane osobowe ucznia: imię i nazwisko, klasę, ocenę, odpowiedzi, niekiedy także informacje o trudnościach w nauce. Dlatego przy ustalaniu okresu przechowywania szkoła musi uwzględnić zasadę ograniczenia przechowywania, zgodnie z którą dane osobowe przechowuje się przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO).

Wniosek dla szkoły jest więc dwustronny. Prac nie należy niszczyć zbyt wcześnie, dopóki mogą być potrzebne do udostępnienia i uzasadnienia oceny — ale nie powinno się ich też gromadzić bezterminowo. Okres przechowywania trzeba powiązać z celem: jawnością ocen, możliwością udostępnienia pracy, uzasadnieniem stopnia oraz obsługą ewentualnych pytań lub zastrzeżeń.

Co powinien zrobić dyrektor szkoły

Rolą dyrektora jest zadbanie o to, aby zasady udostępniania, a w modelu „szkoła zatrzymuje prace” także ich przechowywania, były opisane w dokumentach szkoły w sposób czytelny dla nauczycieli, uczniów i rodziców. Dobrze skonstruowana procedura odpowiada na kilka prostych pytań: w jaki sposób udostępnia się prace uczniowi i rodzicom, czy prace są oddawane, czy zatrzymywane, a jeśli zatrzymywane — to gdzie, przez kogo i jak długo, oraz kiedy można je zniszczyć.

Najbezpieczniejsze organizacyjnie jest przyjęcie jednolitej zasady dla całej szkoły. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której jeden nauczyciel oddaje sprawdziany od razu, drugi trzyma je do końca roku, a trzeci nie ma jasnej procedury udostępniania prac rodzicom.

Podsumowanie

Podstawowym obowiązkiem nauczyciela nie jest przechowywanie sprawdzianów, lecz ich udostępnianie — tak, by szkoła mogła zapewnić jawność oceny, uzasadnić ją i wykazać prawidłowość przyjętego sposobu oceniania. Obowiązek ten można wykonać, oddając prace uczniom albo zatrzymując je i okazując na żądanie. Przepisy powszechnie obowiązujące nie wskazują jednego ogólnokrajowego terminu przechowywania zwykłych sprawdzianów; jeśli szkoła prace zatrzymuje, okres ten warto uregulować wewnątrzszkolnie i stosować jednolicie. Jednocześnie prac nie wolno gromadzić bez potrzeby, bo szkołę wiąże zasada ograniczenia przechowywania danych osobowych.

Podstawa prawna i źródła

Udostępnij artykuł: