Dziennik elektroniczny według prawa: obowiązki szkoły i dyrektora

Dziennik elektroniczny nie jest wyłącznie narzędziem komunikacji z rodzicami. W świetle przepisów stanowi część dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej szkoły. Oznacza to, że jego prowadzenie wymaga nie tylko sprawności organizacyjnej, ale także zgodności z przepisami dotyczącymi dokumentacji, bezpieczeństwa danych, dostępu rodziców oraz archiwizacji.

Dziennik elektroniczny jako dokumentacja przebiegu nauczania

Podstawowym aktem regulującym prowadzenie dzienników w szkole jest rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania. Zgodnie z nim szkoła prowadzi dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje przebieg nauczania w danym roku szkolnym.

W dzienniku lekcyjnym szkoły dla dzieci i młodzieży odnotowuje się m.in. obecność uczniów na zajęciach, liczbę godzin usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności, tematy przeprowadzonych zajęć, oceny bieżące, śródroczne i roczne oceny klasyfikacyjne oraz oceny zachowania. Nie jest to więc system pomocniczy, ale podstawowe miejsce dokumentowania przebiegu pracy szkoły.

Rozporządzenie MEN z 25 sierpnia 2017 r., § 8 ust. 1

Szkoła prowadzi dla każdego oddziału dziennik lekcyjny, w którym dokumentuje się przebieg nauczania w danym roku szkolnym.

Kiedy dziennik może być prowadzony wyłącznie elektronicznie

Przepisy dopuszczają prowadzenie dzienników w postaci elektronicznej. Jednocześnie odróżniają sytuację, w której dziennik jest prowadzony także elektronicznie, od sytuacji, w której jest prowadzony wyłącznie w takiej formie.

Jeżeli szkoła chce prowadzić dzienniki wyłącznie elektronicznie, potrzebna jest zgoda organu prowadzącego przedszkole, szkołę lub placówkę. To ważne rozróżnienie organizacyjne: sama decyzja szkoły o korzystaniu z systemu elektronicznego nie jest jeszcze równoznaczna z formalnym przejściem wyłącznie na dokumentację elektroniczną.

Rozporządzenie MEN z 25 sierpnia 2017 r., § 21 ust. 1–2

Dzienniki, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20, mogą być prowadzone także w postaci elektronicznej; dzienniki prowadzone w postaci elektronicznej są zwane dalej „dziennikami elektronicznymi”.

Za zgodą organu prowadzącego przedszkole, szkołę lub placówkę, dzienniki, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20, mogą być prowadzone wyłącznie w postaci elektronicznej.

Bezpieczeństwo danych w dzienniku elektronicznym

Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga spełnienia konkretnych warunków technicznych i organizacyjnych. Przepisy wskazują m.in. na obowiązek zabezpieczenia danych przed dostępem osób nieuprawnionych, zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, a także na konieczność rejestrowania historii zmian i ich autorów.

W przypadku szkoły oznacza to konieczność świadomego nadawania uprawnień, kontroli dostępu, zabezpieczenia kont użytkowników oraz zapewnienia, że system pozwala odtworzyć, kto i kiedy dokonał określonych zmian. Dziennik elektroniczny musi umożliwiać nie tylko bieżącą pracę, ale również kontrolę wiarygodności danych.

Bezpłatny wgląd rodziców do dziennika

Jednym z obowiązków związanych z prowadzeniem dziennika elektronicznego jest umożliwienie rodzicom bezpłatnego wglądu do danych dotyczących ich dzieci. Przepis nie odnosi się do dodatkowych usług komercyjnych oferowanych przez dostawców systemów, lecz do samego wglądu rodziców w informacje dotyczące dziecka.

Rozporządzenie MEN z 25 sierpnia 2017 r., § 21 ust. 3 pkt 5

Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga: […] umożliwienia bezpłatnego wglądu rodzicom do dziennika elektronicznego, w zakresie dotyczącym ich dzieci.

Dla dyrektora oznacza to potrzebę takiej organizacji korzystania z systemu, aby rodzic miał dostęp do informacji dotyczących własnego dziecka bez ponoszenia opłat za podstawowy wgląd wymagany przepisami.

Eksport danych, dostępność cyfrowa i archiwizacja

System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych musi umożliwiać wydruk oraz eksport danych w formie dokumentu elektronicznego zapisanego w formacie XML. Przepisy odwołują się także do wytycznych dostępności treści internetowych 2.1 w zakresie informacji udostępnianych rodzicom, uczniom albo słuchaczom.

Szczególne znaczenie ma również obowiązek zapisania danych po zakończeniu roku szkolnego. W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w określonych szkołach dla dorosłych, branżowych szkołach II stopnia i szkołach policealnych — od zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się na informatycznym nośniku danych. Dokument elektroniczny musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisem osobistym oraz przechowywany w sposób zapewniający odczytanie go w niezmienionej treści.

Odpowiedzialność dyrektora za dokumentację szkolną

Odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji nie rozprasza się wyłącznie na użytkowników systemu. Przepisy wprost przypisują ją dyrektorowi przedszkola, szkoły i placówki. To dyrektor odpowiada za organizację procesu, nadzór nad dokumentacją oraz wydawanie dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją.

W odniesieniu do dziennika elektronicznego oznacza to, że dyrektor powinien zadbać nie tylko o wybór systemu, ale także o zasady korzystania z niego, bezpieczeństwo danych, zgodność uprawnień z rolami pracowników, terminowe zamknięcie roku oraz prawidłowe przechowywanie dokumentacji.

Rozporządzenie MEN z 25 sierpnia 2017 r., § 26

Dyrektor przedszkola, szkoły i placówki ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz za wydawanie odpowiednio przez przedszkole, szkołę lub placówkę dokumentów zgodnych z posiadaną dokumentacją.

Dane osobowe w dzienniku elektronicznym

Dziennik elektroniczny zawiera dane osobowe uczniów, rodziców i nauczycieli. Prawo oświatowe wskazuje, że szkoły i inne podmioty realizujące zadania określone w ustawie przetwarzają dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji zadań i obowiązków wynikających z przepisów. Nauczyciele oraz inne osoby pracujące w szkole są jednocześnie zobowiązane do zachowania poufności określonych informacji uzyskanych w związku z pełnioną funkcją lub wykonywaną pracą.

W tym zakresie dziennik elektroniczny powinien być traktowany jako narzędzie pracy z danymi wymagającymi ochrony. Dostęp do informacji w dzienniku powinien wynikać z roli danej osoby w szkole, a nie z wygody organizacyjnej.

Dziennik elektroniczny wymaga procedur, nie tylko loginów

Prawidłowe prowadzenie dziennika elektronicznego obejmuje kilka obszarów: zgodę organu prowadzącego na prowadzenie dzienników wyłącznie elektronicznie, bieżące i rzetelne dokumentowanie zajęć, zabezpieczenie danych, bezpłatny wgląd rodziców, możliwość eksportu i wydruku, dostępność cyfrową oraz terminową archiwizację po zakończeniu roku szkolnego.

Dla dyrektora szkoły dziennik elektroniczny jest więc narzędziem organizacji pracy, ale także elementem formalnej dokumentacji szkolnej. Jego obsługa powinna być uporządkowana, kontrolowana i zgodna z przepisami, ponieważ od danych w dzienniku zależy prawidłowość wielu dokumentów szkolnych oraz wiarygodność przebiegu nauczania.