Dary książek w bibliotece szkolnej: jak je przyjąć i jaką wartość wpisać do ewidencji

Przyjmowanie książek przekazanych szkole w darze nie powinno sprowadzać się do prostego ustawienia ich na półce. Biblioteka szkolna działa w ramach szkoły, ale prowadzi własną ewidencję materiałów bibliotecznych. Dlatego dar trzeba najpierw ocenić, udokumentować i dopiero wtedy zdecydować, czy zostanie włączony do zbiorów.

Biblioteka szkolna jako część zadań szkoły

Podstawą jest sama rola biblioteki szkolnej. Ustawa o bibliotekach w art. 22 ust. 1 wskazuje, że biblioteki szkolne służą realizacji programów nauczania i wychowania, edukacji kulturalnej i informacyjnej dzieci i młodzieży oraz kształceniu i doskonaleniu nauczycieli. Z tego samego przepisu pochodzi cytat: „w każdej szkole publicznej jest prowadzona biblioteka szkolna”.

Prawo oświatowe uzupełnia ten obraz. Statut szkoły powinien określać m.in. organizację biblioteki szkolnej oraz warunki i zakres jej współpracy z uczniami, nauczycielami, rodzicami i innymi bibliotekami. W tym samym akcie prawnym organizacja biblioteki obejmuje m.in. gromadzenie i udostępnianie materiałów bibliotecznych oraz inwentaryzację księgozbioru. Z art. 104 Prawa oświatowego pochodzi sformułowanie: „przeprowadzania inwentaryzacji księgozbioru biblioteki szkolnej”.

Dar książek wymaga decyzji, czy zostanie włączony do zbiorów

Nie każda książka przekazana szkole musi automatycznie stać się częścią księgozbioru. Rozporządzenie w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych odróżnia materiały włączane do zbiorów od materiałów, które wpływają do biblioteki, ale nie odpowiadają jej potrzebom. Te drugie tworzą oddzielną grupę materiałów zbędnych, nieobjętych ewidencją szczegółową i finansowo-księgową.

Z punktu widzenia dyrektora i nauczyciela bibliotekarza oznacza to, że przed wpisaniem daru do ewidencji należy ustalić, czy książki odpowiadają potrzebom biblioteki szkolnej. Dary nieaktualne, zniszczone albo nieprzydatne dla uczniów i nauczycieli nie powinny być mechanicznie włączane do księgozbioru tylko dlatego, że zostały przekazane szkole.

Jak udokumentować przyjęcie książek w darze

Rozporządzenie wskazuje, że podstawą ewidencji materiałów bibliotecznych są dowody wpływów i ubytków. W przypadku materiałów przekazanych w darze dowodem wpływu mogą być wykazy towarzyszące materiałom przekazanym w formie daru, kopie wykazów sporządzonych w bibliotece potwierdzających odbiór materiałów przekazanych bez dokumentu albo protokoły przyjęcia materiałów.

Z § 13 ust. 1 rozporządzenia wynika też zasada dotycząca wykazów wpływów. Dla materiałów bez dokumentu towarzyszącego biblioteka ma obowiązek sporządzać wykazy wpływów, jeżeli materiały mają być włączone do zbiorów, natomiast dla materiałów przekazanych w darze — „jeżeli jest taka wola ofiarodawcy”.

Jaką wartość wpisać przy darach książek

Najbardziej konkretna odpowiedź znajduje się w § 15 ust. 2 rozporządzenia. Jeżeli dowód wpływu obejmuje materiały, które mają być przedmiotem ewidencji szczegółowej, przy każdej jednostce ewidencyjnej należy podać jej wartość. Dla materiałów zakupionych wpisuje się cenę, czyli rzeczywisty koszt zakupu. Natomiast dla materiałów otrzymanych bezpłatnie i bez informacji o cenie wpisuje się bieżącą szacunkową wartość nabycia.

To oznacza, że przy darach książek nie należy wpisywać przypadkowej kwoty ani symbolicznej wartości tylko dlatego, że książka została przekazana bezpłatnie. Jeżeli książka ma cenę, można ją uwzględnić jako informację o wartości. Jeżeli cena nie jest znana, stosuje się wartość szacunkową. Rozporządzenie w § 15 ust. 3 wskazuje, że bieżącą szacunkową wartość nabycia ustala się na podstawie okresowej wyceny opracowanej komisyjnie i zatwierdzonej przez kierownika biblioteki.

Ewidencja biblioteczna i finansowo-księgowa muszą się ze sobą zgadzać

Przepisy rozporządzenia rozróżniają ewidencję biblioteczną i finansowo-księgową, ale nie traktują ich jako dwóch niezależnych światów. W ewidencji finansowo-księgowej materiały wchodzące w skład zbiorów bibliotecznych ujmuje się według rzeczywistych kosztów nabycia, a w przypadku materiałów otrzymanych bezpłatnie — według bieżącej szacunkowej wartości, o której mowa w § 15.

Rozporządzenie przewiduje również coroczne ustalenie wartości zbiorów wykazywanej w ewidencji sumarycznej albo szczegółowej z wartością wykazywaną na koncie ewidencji majątkowej. Dlatego procedura przyjmowania darów powinna być spójna z zasadami obowiązującymi w szkole i uzgodniona z osobą odpowiedzialną za ewidencję księgową.

Co powinna zawierać szkolna procedura przyjmowania darów

Dobra procedura nie musi być rozbudowana, ale powinna porządkować odpowiedzialność i dokumenty. Powinna wskazywać, kto ocenia przydatność daru, kto sporządza wykaz lub protokół, jak oznacza się książki włączone do zbiorów oraz jak ustalana jest ich wartość. Szczególne znaczenie ma opis sposobu postępowania z książkami, które nie zostaną włączone do księgozbioru.

Najbezpieczniejszy model organizacyjny to taki, w którym nauczyciel bibliotekarz ocenia przydatność materiałów dla biblioteki, przygotowuje dokument przyjęcia, a wartość darów bez ceny ustalana jest zgodnie z zasadą wyceny komisyjnej i zatwierdzenia przez kierownika biblioteki. W szkole funkcję tę należy odczytywać w realiach organizacyjnych placówki i przyjętych zasad odpowiedzialności za bibliotekę.

Krótko mówiąc: dar książek może realnie wzbogacić bibliotekę szkolną, ale powinien przejść przez uporządkowaną ścieżkę. Najpierw decyzja o przydatności, potem dowód wpływu, następnie wpis do ewidencji i właściwa wartość. Przy książkach bez ceny nie wpisuje się kwoty przypadkowej — podstawą jest bieżąca szacunkowa wartość nabycia ustalona zgodnie z rozporządzeniem.